【産業医の独りごと】相談事例の中で結構多い「円滑に会議を進めるコツ」

2020年03月19日 10時00分

 最近はコロナウイルスの影響でウェブ会議なども増えていると聞きます。実は会社から産業医に相談や依頼をされる中で結構多いのが、「会議がダラダラと長く、やる気が出ないので何とかしてほしい」という依頼です。

 正直に言うと、「そんなこと産業医に頼むよりみんなで話し合って考えたらいいんじゃないの?」って思うのですが、「その『みんなで話し合う』のが長くてダラダラしちゃうんですよ」という禅問答みたいになることも。確かにそれで職場の雰囲気が悪くなれば、長い目で見て健康にも影響するでしょうから、今回は円滑に会議を進めるためのコツをいくつかご紹介します。

 まず、会議は目的を明確にすることが大切です。

 そもそも会議にはいろいろな種類があります。「みんなで情報を共有するため」「何かを決めるため」「アイデア出しのため」「問題や課題を見つけるため」などなど。注意しておきたいのは、その目的をキチンとみんなで確認することです。私の仕事仲間のチームでは、必ず会議の前に「今日の会議の目的とゴール」をみんなで読み上げてからスタートしますよ。

 例えば、「アイデア出しが目的の会議」と言っているのに、誰かのアイデアに対し「ダメ出し」をして攻撃したり、言い負かしたりするのが目的になってしまう会議をよく見かけます。意見を出す時間は、批判をしては進みませんよね。注意しましょう。

「決める会議」では、決め方を最初に合意しておくのも大切。多数決で決める場合でも最初に確認しておかないと後で文句を言う人もいるのです。

 他にもコツがあります。まずは時間。長い会議は結構体力を消耗します。原則1時間以内などと決めてみましょう。また、参加者はむやみに増やさない方が良いです。参加する人はキチンと発言し、会議に加わる。そうでない人は、陪席という形で聞くことはあってもいいですが、会議の進行をじゃましないのが大切です。ただし、広く仲間の意見を聞くための時間は、上司の方はキチンと取るようにしましょう。

 新型コロナウイルス感染拡大防止も含め、今後はウェブ会議がこれまで以上に一般的になっていくかもしれません。対面ではダラダラと続けられた会議も、アクセスする時間が限られるウェブ会議ではより凝縮した内容が求められます。今回の記事をぜひ参考にしてみてください。

 (都内事業所勤務・A男)